Aufträge
Ein Auftrag bündelt alles, was zu einem Einsatz gehört – Termin, Anlage, Team, Dokumentation und Abrechnung.
Jeder Auftrag ist mit Kunde, Objekt und – falls zutreffend – einer konkreten Anlage verknüpft. Ein oder mehrere Mitarbeiter werden zugeordnet, ein Termin abgestimmt, und sobald Istzeiten gebucht wurden, bleibt der Auftrag mit diesen Buchungen synchron. Fotos, Unterschrift und das fertige Wartungsprotokoll hängen direkt am Auftrag, ebenso zugeordnete Ersatzteile und – bei Bedarf – die Verknüpfung zur Lexware-Rechnung.
Auftragstypen – frei konfigurierbar
Auftragstypen sind keine feste Liste im Programmcode, sondern werden in den Einstellungen über die Wertebereich-Verwaltung gepflegt. Im Auslieferungszustand sind Installation, Wartung, Reparatur und Sonstige als Ausgangspunkt angelegt – Sie ergänzen, benennen um oder entfernen Typen ganz nach Ihrem Betrieb.
Haupt- und Unteraufträge
Ein Hauptauftrag kann mehrere Unteraufträge bündeln – etwa wenn zu einem Projekt mehrere Einsätze oder Termine gehören. Unteraufträge sind standardmäßig auf reine Zeit- und Dokumentationserfassung ausgelegt und bekommen automatisch den Typ „Einsatz“. Der Hauptauftrag bildet die Klammer: Er erlaubt die Gesamtsicht auf das Projekt, während jeder Unterauftrag für sich abrechenbar und dokumentierbar bleibt.
Sobald für einen Haupt- oder Unterauftrag bereits Istzeiten erfasst wurden, ist er vor versehentlichem Löschen geschützt – Zeiterfassung bleibt so immer nachvollziehbar erhalten.
Termin & Team
Ein Auftrag hat einen geplanten und einen mit dem Kunden abgestimmten Termin. Sobald vor Ort Istzeiten gebucht werden, gleicht serviTherm den abgestimmten Termin automatisch mit den tatsächlichen Zeiten ab – die Buchung ist damit immer die verlässliche Quelle. Einem Auftrag können mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden; wer bereits Zeiten gebucht hat, kann nicht versehentlich aus der Zuordnung entfernt werden.
Technische Daten – drei Quellen, klar getrennt
Im Auftrag werden technische Daten aus drei Quellen zusammengeführt, jede editierbar wo sinnvoll:
- Daten der Anlage selbst – Baujahr, Hersteller, Seriennummer & Co. Diese Werte hängen an der Anlage, nicht am Auftrag, und sind deshalb bei jedem Auftrag zur selben Anlage automatisch und unverändert sichtbar
- Daten der konkreten Anlage-Objekt-Kombination – also der Anlage beim jeweiligen Kunden vor Ort
- Messwerte und Zustand dieses einen Auftrags – z. B. Abgaswerte oder der Zustand bei dieser Wartung
Welche Felder es gibt – Eingabefeld, Checkbox, Auswahlliste, Freitext – bestimmen Sie selbst über die frei konfigurierbare Werteliste in den Einstellungen, ebenso welche Datengruppen (z. B. Zählerstände, Abgasmessung, Messwerte Ölkessel, Solarthermie) für einen Auftrag überhaupt relevant sind. Abgasmesswerte lassen sich zudem per Foto direkt einscannen: eine KI erkennt die Werte auf dem Ausdruck des Messgeräts, ordnet sie automatisch den passenden Feldern zu und kann auf Wunsch auch gleich bewerten oder Wartungshinweise vorschlagen.
Was sonst noch am Auftrag hängt
- Status offen oder abgeschlossen – abgeschlossene Aufträge verschwinden aus den aktiven Listen, bleiben aber auffindbar
- Fotos, Kundenunterschrift und das fertige Wartungsprotokoll als PDF direkt am Auftrag
- Ersatzteile mit eigenem Abrechnungsstatus je Auftrag zugeordnet
- Optionale Verknüpfung zur Lexware-Rechnung, direkt aus dem Auftrag heraus angelegt
- Freitextfeld für individuelle Hinweise zum Auftrag – auch per Spracheingabe
- Wiederkehrende Aufträge – z. B. jährliche Wartung – lassen sich automatisch neu anlegen
Neugierig geworden?
Wir zeigen Ihnen die Auftragsverwaltung von serviTherm gern anhand Ihres Betriebsalltags.